ADVERTORIAL

Sebaiknya Anda Membaca ini: Bila Anda Masih Mengandalkan Spreadsheet untuk Mengontrol Biaya Proyek

Kompas.com - 29/05/2015, 08:56 WIB
advertorial

Penulis

Jika anda mengelola proyek, pasti anda akan melakukan project review secara periodik agar dapat melihat kinerja dari proyek tersebut dan memastikan bahwa proyek tersebut dalam kacamata keuangan masih berjalan sesuai jalurnya.Kriteria lain yang harus juga diukur adalah, Resiko, Sumber Daya dan Jadwal

Masih sangat mengherankan bahwa faktanya lebih dari 90 persen perusahaan yang mengelola proyek-proyek besar, masih melakukan review bulanan ini berdasarkan data manual dari spreadsheetseperti Excel.

Apa masalah yang kita dapat dari melakukan ini?

1. Data yang meragukan tingkat keakuratannya

Sumber data bisa datang dari banyak sistem dan proses pencatatan yang berbeda, seperti:

  1. Biaya-biaya aktual dari proyek
  2. Posisi kas baik dari sisi kas masuk maupun kas keluar.
  3. Jadwal proyek dari aplikasi manajemen proyek
  4. Perubahan kontrak (variasi) – seringkali dari spreadsheet (Excel)
  5. Waktu yang telah terpakai
  6. Dokumen komitmen – baik sub kontrak atau komitmen lain terkait pengadaan
  7. Deskripsi detil dari pekerjaan – biasanya hanya tersedia dalam aplikasi perencanaan proyek
  8. Anggaran proyek – mungkin tersedia di dalam sistem keuangan tetapi seringkali dalam cost structuredan pembebanan yang salah sehingga menyebabkan ketidak akuratan dalam melakukan kontrol dari biaya-biaya proyek.
  9. Perkembangan Proyek dan pengakuan pendapatan termasuk kurva S.
  10. Perubahan manual baik pengurangan atau penambahan anggaran biasanya dilakukan diluar sistem keuangan.  

Jadi jika data-data ini yang entah bagaimana caranya bisa bermuara menjadi sebuah laporan dalam format spreadsheet, bagaimana manajemen bisa yakin bahwa angka-angka yang tertera dalam laporan tersebut adalah angka-angka yang sama dengan angka dari masing-masing sistim?

2. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengetahui dimana posisi proyek tersebut?

Data-data diatas biasanya membutuhkan waktu yang lama untuk dikumpulkan dan diterjemahkan ke dalam format laporan yang digunakan project cost controller untuk bisa memprediksi posisi akhir dari proyek tersebut.

Bahkan biasanya membutuhkan waktu beberapa minggu setelah bulan berjalan berakhir sebelum kita bisa melihat posisi dari proyek tersebut, belum lagi proses yang sangat manual dan melibatkan jam kerja dan sumber daya yang banyak.

Mengapa hal ini menjadi terlalu sulit untuk dilakukan? Ada dua hal mendasar yang menjadi masalah dan menyebabkan sulitnya proses review ini berjalan, yaitu :

  1. Aplikasi Keuangan dan Akuntansi proyek yang digunakan bukan yang secara khusus di desain untuk mengelola dan mengontrol biaya proyek
  1. Sumber data berada di dalam banyak sistim yang berbeda

Ini  semua adalah alasan mengapa implementasi  ERP (Enterprise Resource Planning) di perusahaan – perusahaan berbasis proyek seperti perusahaan-perusahaan EPC/EPCM/EPCI (Engineering Procurement Construction/Construction Management/Construction and Installation) maupun perusahaan pengembangan product berbasis project atau ETO (Engineering to Order) sangat diperlukan, selain menghilangkan kedua masalah di atas termasuk juga ketergantungan akan pelaporan berbasis spreadsheet yang lambat serta kurang bisa dipercaya. Implementasi ERP dapat memudahkan pengambil keputusan dalam menentukan langkah selanjutnya untuk setiap proyek yang berjalan.

Tetapi sistim ERP yang dipilih juga yang harus memiliki spesialisasi dalam manajemen proyek yang menitik beratkan pada anggaran, waktu dan resiko dalam proses bisnisnya. Jika apa yang anda lakukan adalah, membangun gedung, kapal, jembatan, kilang pengeboran minyak, infrastruktur jalan dll. Maka proses bisnis anda sangat berbeda dengan perusahaan yang membuat produk dalam jumlah yang besar seperti komputer atau mobil.

Banyak yang berpendapat bahwa ERP untuk perusahaan berbasis proyek,sama saja dengan sistim keuangan atau SDM di perusahaan pada umumnya. Padahal secara fundamental ERP adalah sebuah solusi “product-centric ” yang berkembang  dan harus disesuaikan penerapannya tergantung dengan industrinya. Sangat tidak efisien jika ingin memaksakan dan mengimplementasikan sistem ERP untuk industri manufaktur ke perusahaan konstruksi.  Yang terjadi nantinya adalah penyesuaian sistem atau customizationataupun kombinasi penggunaan bermacam-macam sistem atau aplikasi yang nantinya akan berdampak pada proses integrasi dari sistem tersebut. Selain tidak terjaminnya integrasi, aliran data dan kestabilan, biaya pemeliharaan dari masing-masing sistim tersebut juga menjadi beban yang tidak ringan dan harus diperhitungkan baik-baik. Dalam situasi yang sangat kompetitif seperti saat ini, kecepatan dan ketepatan pengambilan keputusan menjadi kunci sukses dari suatu bisnis.

Untuk menjawab hal ini IFS perusahaan global penyedia aplikasi enterprise(ERP) menawarkan sebuah sistim ERP berbasis proyek yang menggabungkan seluruh kelebihan dari sistim ERP yang terintegrasi  tetapi spesifik didesain untuk mendukung proses bisnis yang kompleks dari perusahaan – perusahaan berbasis proyek sehingga sangat memungkinkan para pengambil keputusan untuk memantau seluruh perjalanan sebuah proyek secara “real-time” dan transparan serta dapat melakukan review periodiknya dengan data yang tepat dan akurat sehingga keputusan yang diambilpun mempunyai dasar cukup kuat.Solusidari IFS telah banyak digunakan dan diadopsi di banyak perusahaan besar di dunia termasuk juga di Indonesia.

Dengan mengimplementasikan “IFS Project Based Solutions”, perusahaan tidak lagi perlu mengimplementasikan solusi atau aplikasi lain untuk mengelola setiap proses bisnisnya, karena seluruh proses tersebut baik dari back office sampai dengan proses kerja di proyek bisa tercatat dandapat di akses kapan saja dan dari mana saja.

Info lebih lanjut kunjungi : http://www.ifsworld.com/id/industries/construction-and-contracting/

Email : marketing@ifs.co.id (Adv)

Simak breaking news dan berita pilihan kami langsung di ponselmu. Pilih saluran andalanmu akses berita Kompas.com WhatsApp Channel : https://www.whatsapp.com/channel/0029VaFPbedBPzjZrk13HO3D. Pastikan kamu sudah install aplikasi WhatsApp ya.



komentar di artikel lainnya
Close Ads
Bagikan artikel ini melalui
Oke
Login untuk memaksimalkan pengalaman mengakses Kompas.com
atau