Etika Menghubungi Dosen lewat WA dan Contohnya, Mahasiswa Baru Simak

KOMPAS.com - Menghubungi dosen melalui pesan singkat seperti WhatsApp atau WA jelas berbeda dengan cara mengirim pesan ke teman, orangtua, atau orang lain di luar kampus.

Etika berkirim pesan tetap harus dijaga agar tujuan kamu bisa tersampaikan.

Dilansir dari laman Fakultas Ekonomi dan Bisnis UIN Sjech M. Djamil Djambek Bukittinggi, berikut cara mengirim pesan WA kepada dosen beserta contoh teks:

Baca juga: Kuliah S2 Gratis, Daftar Beasiswa Australia Awards Indonesia Nusantara

1. Perhatikan waktu

Perhatikan kapan waktu yang tepat saat ingin menghubungi dosen. Hindari menghubungi di luar jam kerja.

Sebab, dosen pun punya waktu untuk keluarga atau istirahat. Cobalah menghubungi di pagi hari atau siang hari selepas jam istirahat kampus.

2. Ucapkan salam untuk mengawali pesan

Saat hendak bertemu dosen dan membuat janji, atau menanyakan urusan kuliah, awali dengan sapaan.

Contoh teks untuk awalan pesan WA misalnya “Selamat pagi atau Assalamu’alaikum Bapak/Ibu”, jangan disingkat seperti “ass” dan bentuk singkatan lainnya.

Baca juga: ISTN Buka Lowongan Kerja Dosen Tetap, Lulusan S2/S3 Segera Daftar

3. Maaf di awal, untuk respon izin

Setelah salam, jangan dulu langsung sebut apa keperluan kamu. Ucapkan “Maaf” terlebih dahulu. Mengapa mengucapkan maaf bila tak ada kesalahan?

Sebetulnya, tujuan mengucapkan maaf saat berkirim pesan ke dosen adalah untuk menunjukkan kesopanan. Contoh teksnya seperti ini:

• “Mohon maaf mengganggu waktu Bapak/Ibu."

4. Menyampaikan identitas dengan jelas

Sampaikan identitas, jangan cuma menyebutkan nama, tapi sebutkan Program Studinya dan dari angkatan berapa.

Baca juga: Beasiswa S2/S3 Stanford University, Tanpa IPK Tinggi dan Bebas Usia

Perlu diingat juga, bahwa dosen mengajar puluhan bahkan ratusan mahasiswa. Jadi, tidak mungkin dosen menyimpan nomor handphone setiap mahasiswanya.

Ini contoh teksnya:

• “Selamat pagi Bapak/Ibu, maaf mengganggu waktunya. Saya Annisa Mahasiswa Perbankan Syariah, angkatan 2019.”

5. Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar

Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar dalam konteks formal dan juga gunakan tanda baca yang tepat. Jangan gunakan kata “otw, sy, tdk, yg, dmn, dll”.

Tidak semua dosen mengerti singkatan atau nyaman dengan kata yang disingkat. Contoh teks yang sesuai misalnya, "Baik, saya segera ke ruangan bu/pak dosen." Hindari gunakan kalimat, "oke, otw ke sana bu/pak".

6. Sampaikan keperluan dengan singkat, padat dan jelas

Beberapa dosen punya jam terbang tinggi. Jadi sampaikan keperluan dengan dosen secara singkat, padat dan jelas. Tidak perlu berbelit-belit dan banyak basa-basi. Contohnya seperti ini:

• “Bapak/Ibu maaf mengganggu waktunya. Saya Annisa Mahasiswa Perbankan Syariah angkatan 2019, saya ingin meminta tanda tangan Bapak/Ibu untuk KRS.”

Baca juga: Mahasiswa Butuh Biaya Skripsi hingga Riset? Ada Bantuan Rp 10 Juta

7. Jangan memerintah dosen

Kalau mahasiswa ingin janjian untuk ketemu dosen, sebaiknya jangan kamu yang menentukan waktunya. Tanyakan dulu waktu atau hari yang pas kepada dosen. Misalnya:

• “Pagi Bapak/Ibu, maaf mengganggu waktunya. Saya Stevi Mahasiswa Perbankan Syariah angkatan 2019, saya ingin meminta tanda tangan Bapak/ Ibu untuk KRS, kira-kira kapan saya bisa menemui Bapak/Ibu?"

Jika dosen sudah menentukan waktunya, hindari menyuruh dosen untuk mengingat seperti berikut ini:

• “Pagi Bapak/Ibu, maaf mengganggu waktunya. Saya Annisa Mahasiswa Perbankan Syariah angkatan 2019, saya ingin meminta tanda tangan Bapak/ Ibu untuk KRS. Saya hanya ingin mengingatkan besok Senin 19 Agustus 2020 jam 09.00 saya mau minta tanda tangan."

8. Tutup percakapan

Supaya lebih sopan usahakan akhiri setiap pesan yang kamu kirimkan ke dosen di akhiri dengan ucapan “terima kasih”. Jika dosen sudah membalas pesanmu juga jangan lupa sampaikan “Baik Pak, terima kasih”

• "… terima kasih Bapak/Ibu”.

9. Jangan mengirim pesan yang sama berulang

Kadangkala dosen bukan lupa membalas WA mu. Bisa saja, beliau mengurutkan satu persatu WA yang harus dibalas.

Karena itu, jangan melakukan spam atau mengirim banyak pesan WA. Beberapa dosen bahkan ada yang membalas pesan kalian saat tengah malam, bahkan di waktu subuh .

Jadi, itulah cara mengirim pesan WA yang benar kepada dosen. Ingat, dosen juga punya segudang aktivitas dan mahasiswa bimbingan yang cukup banyak.