7 Etika dan Cara Menulis “E-mail” antara Mahasiswa dan Dosen di Jerman

Korespondensi e-mail antara mahasiswa dan dosen menjadi hal lumrah di Jerman. Meskipun ruang kelas mahasiswa dekat dengan kantor dosen, sering kali komunikasi dilakukan lewat e-mail.

Hal itu diungkapkan Dr Ing Hutomo Suryo Wasisto, dosen dan peneliti Indonesia yang telah berpengalaman sekitar sembilan tahun bekerja di Technische Universitat Braunschweig, Jerman.

Kebiasaan di Jerman ini sedikit berbeda berbeda dari beberapa negara lain di mana mahasiswa kerap menggunakan media sosial, misal WhatsApp untuk melakukan komunikasi, bahkan untuk mengirim dokumen penting.

Namun, cara itu tidak berlaku di Jerman. Sebaliknya, segala sesuatu harus ditulis dan didokumentasikan dalam e-mail.

“Kadang mahasiswa merasa bingung bagaimana mengirim e-mail, kenapa tidak dibalas? Memang kalau di Jerman walaupun kantornya sebelahan, tapi komunkasi lebih sering pakai e-mail,” ujar Ito, panggilan akrabnya, ketika dihubungi Kompas.com, Selasa (15/10/2019).

Sebagai dosen di Jerman, ia mencoba membagikan informasi mengenai cara agar mahasiswa bisa berkomunikasi ke dosen melalui e-mail dalam bahasa Jerman dan Inggris yang benar.

Dengan begitu, mahasiswa bisa menghindari berbagai kesalahan penggunaan bahasa dan/atau ketidakpatutan tertentu.

Lewat akun media sosialnya, Ito memberikan tujuh panduan sebagai berikut:

1. Tuliskan kata pembuka dengan benar

Cara paling mudah untuk menyampaikan kata pembuka kepada seseorang adalah dengan menuliskan: “Dear X”. Bahasa Inggris tidak membedakan antara “Liebe(r)” dan “Sehr geehrte (r)”, seperti yang diatur dalam bahasa Jerman.

Jangan menulis “Hello X” (dalam bahasa Jerman ditulis “Hallo X”). Arti yang sama dalam bahasa Inggris yaitu “Hi”. Itu merupakan bahasa percakapan sehari-hari dan normal bagi sesama mahasiswa, tetapi tidak sopan jika dilakukan antara mahasiswa dan dosennya.

Anda harus menyebut nama pertama untuk menyampaikan “Hi” kepada seseorang.

2. Perhatikan nama gelar

Dalam konteks akademis, ada beberapa nama gelar, yaitu “Mr”, “Dr”, dan “Prof” (jangan menulis “Prof Dr”, ini tidak lazim dalam bahasa Inggris).

Menyebut orang bergelar doktor atau profesor sebagai “Herr X” dalam bahasa Jerman merupakan sesuatu yang normal, tetapi penulisan “Mr Z” hanya digunakan untuk orang tidak bergelar doktor ataupun profesor.

Dalam konteks pendidikan di Amerika, hal wajar menyebut profesor dengan menuliskan “doktor” atau “Dr”, maksudnya supaya sedikit informal.

Namun di Jerman, ketika Anda menyampaikan kalimat pembuka kepada dosen atau profesor, tulislah: “Sehr geehster Herr Professor X” atau “Sehr geehrte Frau Professorin Y”.

Perhatian terhadap gelar seseorang merupakan masalah personal. Beberapa orang tidak memikirkannya, tetapi ada juga orang yang bisa tersinggung jika orang lain tidak memperhatikan gelarnya dalam penulisan di bagian awal e-mail.

Anda bisa menulis dalam bahasa Inggris: “Dear Peter Jones” (nama pertama + nama keluarga). Ini kurang menghormati dan sering dijumpai saat seseorang menulis e-mail kepada orang asing dalam bahasa Inggris kontemporer.

Gunakan hanya nama pertama dari dosen jika Anda dan dosen sudah saling setuju tentang hal ini.

Jika Anda ingin lebih aman, cukup tuliskan “Dear Dr Jones” atau “Dear Prof Smith”, sehingga yang bersangkutan tidak tersinggung.

3. Membuat isi e-mail yang baik

Untuk mengilustrasikan penulisan e-mail yang dikirim ke dosen, berikut ini contohnya:
Kalilmat pembuka: Jangan gunakan “herewith”. Ini adalah terjemahan harfiah dari “hiermit”, tapi terasa kuno dalam bahasa Inggris dan terdengar kaku atau formal. Sama halnya dengan “hereby”.

Menggunakan tata bahasa yang sesuai: Jangan gunakan Simple Present Tense karena dalam bahasa Inggris itu artinya kegiatan yang berulang, misalnya “I send you my presentation”. Artinya, Anda melakukannya berulang kembali.

Gunakan kata sisipan penting dalam bahasa Inggris, yaitu “Please”. Misalnya: “Attached please find our presentation for Tuesday”.

Kalau Anda mau, bisa mengunakan Present Continues Tense di e-mail, dengan menulis “I am sending you our presentation for tomorrow as an attachment.”

Jika mengacu pada waktu yang akan datang, gunakan tenses ini dalam bahasa Inggris, misalnya ”I will bring along the copies to class tomorrow.”

Mengharapkan balasan: Sampaikan secara tidak langsung dan sesuaikan kondisinya. Sebagai contoh: “Perhaps you may let me know if the presentation is acceptable”, “Could you please drop me a line when you get a chance”.

Ini mungkin terasa muluk-muluk dalam bahasa Jerman, tapi merupakan suatu hal yang normal dalam korespondensi bahasa Inggris.

4. Berikan salam penutup dengan benar

Ketika menanyakan sesuatu melalui e-mail, harap sertakan informasi secukupnya. Contohnya, jangan hanya hanya menuliskan “in your course”, “the essay I am writing”, karena dosen Anda memiliki ratusan mahasiswa dan membutuhkan informasi yang spesifik.

Jadi tuliskan nama mata kuliah dalam pertanyaan Anda, kuliah di semester berapa, dan modul yang Anda gunakan dalam nenulis esai. Cara ini akan membuat Anda mendapatkan jawaban segera.

Berikut ini adalah beberapa penulisan di bagian akhir e-mail dalam bahasa inggris. Cara paling mudah yaitu dengan menulis “Best regards” atau “Best wishes”. Penulisan “Yours truly” terasa kaku dibanding pilihan kata-kata lain, misalnya “Yours sincerely, Yours faithfully”.

5. Tuliskan identitas diri dengan jelas

Cara paling mudah yaitu dengan menuliskan nama pertama dan nama keluarga, misalnya “Petra Schmidt”. Jika Anda merasa mengenal baik dosen Anda, cukup tuliskan nama pertama, itu tergantung situasi. Pada dasarnya apa pun yang menurut Anda baik.

Anda bisa mendapatkan jawaban bahwa dosen akan menggunakan nama pertama Anda, misalnya “Dear Petra”. Ini bukan sesuatu yang tidak menghormati privasi, melainkan suatu simbol keakraban.

Ada beberapa dosen yang menggunakan nama pertama dan nama keluarga, misalnya “Dear Petra Schmitz”, sehingga terasa lebih netral.

Pastikan Anda menyertakan nomor mahasiswa (dalam bahasa Jerman disebut Matrikelnummer) dan nama mata kuliah dalam setiap e-mail, misalnya Lehramt-BA, Zweifach BA, Kuiturwirt.

Informasi ini sangat penting untuk nantinya disampaikan ke sekretariat ujian dan bagian administrasi umum. Anda bisa menuliskannya di bagian akhir setiap e-mail yang ditulis.

6. Tuliskan topik yang jelas dan lampiran

Demi alasan keamanan dan memastikan bahwa e-mail Anda sampai kepada orang sesuai alamat e-mail yang dituju, maka tuliskan alamat e-mail kampus tempat Anda kuliah, misalnya: h.wasisto@tu-braunschweig.de.

Tuliskan topik atau judul di e-mail secara spesifik (dalam bahasa Jerman: Betreff). Beberapa spam filter akan memblokir e-mail yang tidak disertai topik.

Jangan hanya menulis “Meeting” atau “Report” sebagai judul e-mail Anda. Buatlah judul secara lebih spesifik, misalnya “Second Report for Integrated Circuits Lectture by Tony Stark”.

Jika Anda menyertakan lampiran, tuliskan nama file lampiran itu sebagai keterangan, misalnya: “Integrated_Circuit_Solutions_(Scholz).ppt”, bukan “mein-referat.ppt” atau “my-essay.doc”.

7. Pahami kesibukan dosen Anda

Seorang dosen menerima begitu banyak e-mail, tidak hanya dari mahasiswa. Jangan berharap dosen akan membalas e-mail Anda dalam waktu singkat atau hanya dalam hitungan menit.

Waktu yang lumrah dan masuk akal untuk memberi jawaban melalui e-mail biasanya selama dua atau tiga hari kerja dalam masa kuliah, sedangkan jika di luar masa kuliah bisa lima sampai tujuh hari.

Jika Anda belum mendapat balasan dalam hitungan hari tersebut, coba kirimkan e-mail kembali.

Mungkin saja dosen Anda tidak memperhatikan atau melewatkan e-mail yang sudah Anda kirimkan. Penyebab lain, bisa jadi juga karena e-mail itu diblok oleh spam filter, seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.