Mahasiswa, Ini 6 Etika Kirim Tugas via Email ke Dosen

KOMPAS.com - Selama pandemi Covid-19, pemerintahan Indonesia belum memperbolehkan pembelajaran secara tatap muka. Pembelajaran di semua jenjang pendidikan pun saat ini masih dilakukan secara online.

Mahasiswa yang biasa mengumpulkan tugas secara langsung juga harus mengganti cara dengan mengumpulkan tugas menggunakan email atau platform lainnya.

Meski praktis, namun mengirimkan tugas melalui email juga harus memiliki etika. Tidak boleh menulis asal-asalan saat mengirim tugas melalui email. Misalnya tanpa mengisi subyek dan body email. Hal itu tentu membingungkan dan dianggap tidak sopan oleh dosen.

Saat mengirimkan tugas baik melalui email atau media lain, mahasiswa tetap harus mengedepankan sopan santunnya. Merangkum laman Kagama.co, ada beberapa hal yang perlu diketahui mahasiswa saat mengirimkan tugas ke dosennya. 

1. Perhatikan format pengiriman tugas

Selama pembelajaran online, setiap dosen biasanya mempunyai format khusus untuk mengirimkan tugas. Misalnya, tugas dalam bentuk file, ditulis dengan format Mata Kuliah-Nama-Angkatan.

Ada juga dosen yang menentukan format subjek email yang kurang lebih sama dengan format file tugas.

2. Gunakan bahasa formal

Meski tidak bertatap muka langsung, namun penggunaan bahasa formal tentu menjadi kewajiban yang harus dilakukan mahasiswa ke dosennya.

Bahasa formal digunakan dari mulai mengucapkan salam hingga penutup. Para mahasiswa harus tetap menggunakan bahasa formal sekalipun mengenal dosen tersebut secara pribadi.

Penggunaan bahasa normal saat mengirimkan tugas atau keperluan lain melalui email ini dimulai dengan format kepala surat. Penulisan ucapan salam, “Yth. Bapak/Ibu..”.

Begitu seterusnya menggunakan kata-kata baku hingga di bagian penutup. Selain itu, yang tak kalah penting adalah gunakan struktur kalimat yang jelas.

3. Memperkenalkan diri

Agar dosen langsung mengetahui email yang diterimanya, di body email hendaknya mahasiswa memperkenalkan diri setelah menuliskan salam. Memperkenalkan diri ini sering dilupakan oleh mahasiswa. Padahal memperkenalkan diri menjadi kewajiban saat mengirimkan tugas ke dosen kalian.

Jelaskan dengan singkat dan spesifik. Seperti nama lengkap, kelas, jurusan, dan angkatan, serta mata kuliah yang diikuti.

Etika memperkenalkan diri menjadi penting karena bisa saja dosen mengajar di dua kelas dengan jumlah mahasiswa sampai ratusan.

4. Sampaikan tujuan

Karena tiap dosen mungkin saja mengajar lebih dari satu mata kuliah. Tugas yang dosen berikan pun bermacam-macam.

Sebagai mahasiswa yang baik, kalian perlu menambahkan keterangan tujuan mengirim tugas tersebut. Misalnya, "Sehubungan dengan tugas penelitian yang diberikan pada tanggal/bulan/tahun. Berikut saya lampirkan laporan penelitian dari kegiatan penelitian yang sudah dilakukan".

5. Bersikap baik dan sopan

Meskipun menggunakan perangkat teknologi, perlu diingat jika saat mengirimkan email tersebut juga berkomunikasi dengan orang yang lebih tua. Perlakukan dosen dengan bahasa yang sopan.

Artinya, jangan menggunakan kata-kata dengan nada menuntut, memerintah, atau memaksa. Hindari perilaku ini, jika masih ingin dosen menghargai kalian. Selain itu bisa juga menuliskan ini sebelum masuk ke bagian penutup, "Saya menunggu revisi/koreksi dari Bapak".

Hal ini menunjukkan kesadaran kalian tentang kondisi dosen, serta kesediaan memberi dosen waktu untuk mengoreksi. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih sebagai penanda hubungan baik.

6. Koreksi lagi emailnya

Jangan langsung terburu-buru mengirim email. Koreksi lebih dulu, pastikan format file tugas sudah sesuai, bahasa yang formal dan sopan, penyampaian tujuan, dan penutupnya. Kalian juga bisa minta tolong teman untuk ikut mengoreksi.

Terkait etika mengirimkan tugas melalui email, Dosen Program Studi D3 Farmasi STIKES Muhammadiyah Klaten Rahmi Nurhaini mengaku, sejauh ini selalu menerima tugas dari mahasiswa dengan etika yang baik.

Rahmi mengatakan, selama pandemi ini para dosen mengirim materi melalui Google Classroom. Begitu juga mahasiswa saat mengirimkan tugas. Selain itu juga bisa menggunakan siakad.cloud yang merupakan aplikasi sistem informasi akademik. 

"Kalau untuk tugas yang dikirim melalui email biasanya yang bimbingan Karya Tulis Ilmiah (KTI). Pengiriman proposal ke pembimbing, nanti pembimbing memberi komen dan dikembalikan lagi melalui email ke mahasiswa yang bersangkutan," ungkap Rahmi kepada Kompas.com, Selasa (16/2/2021).

Rahmi menambahkan, para mahasiswa sudah dibekali mata kuliah etika profesi dan ilmu komunikasi Farmasi termasuk komunikasi dasar. Selain itu bagian dari mutu sudah membuat aturan tata cara menghubungi dosen melalui Whatsapp atau pesan singkat. 

"Untuk etika mengirim tugas sudah baik. Tapi antusias saat pembelajaran online yang kurang. Mereka juga punya banyak alasan saat diminta menyalakan kamera saat pembelajaran online dimulai," tutup Rahmi.

Nah itu dia beberapa etika yang perlu diperhatikan saat mengirimkan tugas ke dosen. Selamat mencoba.