Jangan Sepelekan E-mail Mulai dari Sekarang

KOMPAS.com - Hampir semua kebutuhan manusia kini hadir di smartphone. Mau makan, ada aplikasi layanan pesan antar makanan.

Mau bersih-bersih rumah, ada aplikasinya juga. Mau pergi tapi malas nyetir, ada juga aplikasinya. Hampir semua kebutuhan manusia hingga hal lain seperti cek kesehatan, membaca buku, juga tersedia di smartphone. Tinggal klik, tak butuh waktu lama untuk memenuhi kebutuhan kita.

Namun, agar bisa menikmati segala fasilitas praktis ini, biasanya di setiap aplikasi dibutuhkan e-mail untuk melakukan proses registrasi.

Terkadang, masalah e-mail yang paling umum adalah lupa password dan lupa alamat e-mail sendiri sehingga sebagian orang terlalu memandang hal ini menjadi remeh.

Padahal, memandang remeh, tidak penting mengenai e-mail bisa jadi salah. Sebab, beberapa perusahaan aplikasi justru menawarkan promosi menariknya melalui e-mail.

Melansir dari Rencanamu.id, ada sebagian anak muda yang tidak punya akun e-mail atau surat elektronik (surel), atau enggak bisa menggunakan e-mail dengan benar.

Bukan sepenuhnya tidak memiliki e-mail, ada yang membuat banyak e-mail hanya untuk mengaktifkan sosial media. Akan tetapi, habis itu e-mail-nya dilupakan dan enggak pernah dibuka. Atau malah nebeng e-mail milik orang lain dan enggak punya e-mail pribadi.

Keuntungan pakai e-mail

Padahal, punya e-mail itu penting sekali, terutama bagi pelajar dan mahasiswa. Apa saja keuntungan dan kegunaan memiliki e-mail? Cek di bawah ini:

1. E-mail termasuk dalam kontak pribadimu, termasuk menjadi "alamat" untuk pengiriman surat dan dokumen elektronik. Apalagi sekarang semua serba paperless atau enggak menggunakan kertas. Jadi segala materi pelajaran, tugas, bon pembayaran, pemberitahuan, dikirim melalui e-mail.

2. Pendaftaran kuliah menggunakan e-mail. Ya, baik di perguruan tinggi swasta maupun melalui Lembaga Tes Masuk Perguruan Tinggi (LTMPT) pasti akan diminta memasukkan alamat e-mail.

Jangan menganggap alamat e-mail hanya sebagai formalitas belaka dan cuma diisi di awal pendaftaran. Apalagi sampai memberikan alamat e-mail yang asal-asalan.

Berbagai pemberitahuan penting seputar proses seleksi biasanya dikirimkan lewat e-mail. Misalnya, undangan buat tes masuk hingga link untuk mengerjakan tes secara online.

Kalau kamu tidak mengecek e-mail secara berkala atau mengaktifkan notifikasi, kemungkinan besar akan ketinggalan informasi. Bahkan bisa kelewatan jadwal tes dan ini akan membuat kamu enggak lolos. Fatal sekali kan?

3. Berbagai aplikasi dan platform online juga mensyaratkan e-mail. Jika ada artikel baru, pengumuman event, webinar, dan informasi bermanfaat lain juga akan di-update melalui e-mail. Sayang sekali jika kamu melewatkan banyak hal yang penting dan kamu butuhkan, karena enggak memanfaatkan e-mail.

4. Seleksi magang, beasiswa, dan pekerjaan juga mensyaratkan e-mail. Kalau e-mail kamu masih nebeng sama mama papa atau orang lain, kemungkinan besar mereka menganggapmu tidak mandiri dan belum dewasa.

5. Semakin kamu dewasa dan berhadapan dengan situasi formal dan profesional, semakin kamu akan membutuhkan e-mail. karena dalam organisasi, sudah biasa menggunakan e-mail untuk proyek organisasi. Apalagi dalam dunia kerja, komunikasi dengan e-mail semakin intens dan kompleks.

Menggunakan e-mail dengan tepat

Setelah tahu mengapa e-mail itu penting, kamu juga harus tahu bagaimana menggunakan e-mail dengan tepat. Hal yang perlu diperhatikan adalah:

1. Jangan memiliki banyak e-mail, karena nanti kamu akan kebingungan sendiri. Satu e-mail cukup untuk dirimu. Kecuali jika kamu memiliki kebutuhan lain misalnya e-mail khusus untuk berjualan.

Penamaan yang menunjukkan dirimu dan formal, khususnya untuk e-mail yang dipakai buat mendaftar perguruan tinggi, magang atau beasiswa. Nama seperti daisy.merdia@xxx.com tentu lebih pantas ketimbang daisypalingkece@xxx.com.

2. Jangan membuat dan menggunakan akun e-mail pribadi bersamaan dengan orang lain, kecuali kalau itu adalah akun e-mail bisnis dan kalian bekerja sama.

3. Jangan membagikan atau menyebarluaskan password e-mail kamu. Bagaimana kalau ada orang lain menyalahgunakannya?

Perhatikan etiket mengirim pesan elektronik. Hal paling dasar adalah menuliskan subjek e-mail, teks pesan dengan jelas dan sopan, dan memberikan penutup. Apalagi untuk e-mail yang formal, seperti ke guru atau saat mengirim lamaran magang.

Sehebat apapun kamu, lamaran kamu tidak akan tembus kalau kamu hanya mengirim CV tanpa isi e-mail atau menuliskan pesan sekenanya.

4. Cek e-mail secara berkala. Lebih praktis lagi jika e-mail-mu juga aktif di smartphone sehingga setiap email masuk akan muncul notifikasi dan kamu tidak perlu sampai ketinggalan informasi.

Biasakan membaca kembali e-mail dan mengecek lampiran sebelum memencet tombol ‘send’.

Di era yang serba digital, bertukar pesan dan dokuman bisa dilakukan melalui banyak platform. Namun, hingga hari ini, e-mail tetap menjadi sarana yang krusial untuk komunikasi formal, terutama yang berkaitan dengan pendidikan dan karier.

Jadi, jangan hanya mengecek pesan di whatsapp atau medsos aja, perhatikan pula notifikasi e-mail-mu!