Perpustakaan UNY Raih Akreditasi A, Capai Nilai Tertinggi Nasional

KOMPAS.com - Belum pernah terakreditasi sebelumnya, Perpustakaan Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) berhasil meraih akreditasi A sekaligus mendapatkan nilai tertinggi nasional dibandingkan dengan perpustakaan perguruan tinggi lainnya.

Perpustakaan UNY yang berdiri pada tahun 1964 meraih akreditasi dari Perpustakaan Nasional Republik Indonesia dengan raihan nilai 96,50 berdasarkan rapat antara reviewer dengan pejabat terkait.

Perjuangan Kepala UPT Perpustakaan UNY, Prof. Sulis Triyono dalam membawa Perpustakaan UNY meraih prestasi nyatanya tidak mudah.

Saat hendak mengajukan permohonan akreditasi pada Perpustakaan Nasional Republik Indonesia misalnya, Prof. Sulis sempat mendapat tantangan karena proses akreditasi dianggap merepotkan atau berbiaya mahal, namun dengan pendekatan humanis akhirnya manuver mulai Sulis mendapat dukungan.

Ketika para pustakawan dan tenaga kependidikan mulai tune-in, Prof. Sulis berlari mengejar targetnya.

Bahkan, saat dirinya ditunjuk menjadi Kepala UPT Perpustakaan UNY, ia langsung memetakan potensi tempat kerjanya dengan analisis SWOT.

“Hasilnya ditemukan potensi yang cukup besar untuk bisa maju dan berkembang,” katanya dalam keterangan tertulis UNY, Rabu (6/4/2022).

Koleksi 230.000 judul buku dan jurnal

Prof. Sulis menjelaskan bahwa hingga saat ini UNY sudah memiliki koleksi hingga 230.000 judul buku maupun jurnal yang dihasilkan UNY.

Menurutnya, peran perpustakaan sangat vital dalam membersamai mahasiswa dan dosen dalam rangka memenuhi kebutuhannya. Seperti kebutuhan akan buku maupun jurnal yang sesuai dalam penyelesaian tugas akhir atau penulisan jurnal ilmiah.

Sulis menginformasikan bahwa UPT Perpustakaan UNY telah berlangganan Scopus yang diikuti oleh 5500 publisher dengan lebih dari 25.000 judul jurnal dengan jutaan artikel yang bisa diunduh secara gratis.

Buku dan jurnal juga sudah dikoleksi dan diberi barcode, bahkan diberi Radio Frequency Identification (RFID) sejak tahun 2019.

RFID ini merupakan sistem pengodean baru karena peminjaman buku yang dilakukan mahasiswa tidak perlu ditulis melainkan cukup diletakkan di atas mesin RFID dan akan ter-scan serta identitas mahasiswa akan muncul.

Prof. Sulis mengaku masih membutuhkan sebuah alat yaitu drop books yang harganya tidak mahal namun fungsinya sangat membantu kegiatan layanan perpustakaan.

Harapannya, UPT Perpustakaan UNY ke depan tetap dapat berlangganan database E-books dan E-journal karena kebutuhan dosen dan mahasiswa meningkat, terutama di masa pandemi.

Rerata kunjungan UPT Perpustakaan UNY adalah 2.000 orang per hari, namun pada masa ujian meningkat menjadi 6000 orang per hari bahkan pernah 8.000 orang per hari pada semua perpustakaan yang dimiliki UNY yaitu Perpustakaan Pusat, Perpustakaan Fakultas, Pascasarjana, LPPM termasuk Perpustakaan UNY Kampus Wates dan Gunungkidul.

Kiat raih nilai terbaik

Guru Besar Fakultas Bahasa dan Seni tersebut mengatakan bahwa pengakuan yang terbaik tentang perpustakaan adalah dari pihak luar bukan dari internal kampus.

Dari sini Sulis mulai mempelajari 6 borang kategori yang dinilai oleh Perpustakaan Nasional RI untuk menentukan nilainya.

“Kriteria tersebut adalah koleksi, layanan, pengembangan sumber daya manusia, sarana prasarana, keuangan dan managerial,” ungkapnya.

Dari semua kriteria tersebut UNY berhasil mendapatkan nilai A.

“Ini membutuhkan waktu lama, kami butuh waktu 7 bulan penuh untuk mencari kekurangan. Contohnya pencatatan koleksi yang awal mulanya manual lalu disistemkan,” kata Prof. Sulis.

Sistem ini memudahkan mahasiswa dalam pengurusan hal yang terkait perpustakaan seperti surat bebas perpustakaan, di mana pada mulanya mahasiswa harus datang ke kampus namun sekarang cukup dari rumah.

Kiat lainnya adalah pemantauan akreditasi yang dikirimkan ke Perpustakaan Nasional yang selalu di-check lewat email, telepon bahkan bila perlu mendatangi Perpustakaan Nasional di Jakarta.

Tidak lupa pada saat ada visitasi dari DPAD (Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah) DIY maupun Perpustakaan Nasional RI diupayakan ada pimpinan untuk mendampingi.