Tips Mengatur Rapat di Kantor, Fresh Graduate Simak

Rapat bisnis menjadi salah satu komponen cukup penting dalam mencapai sebuah tujuan perusahaan.

Tidak jarang setiap individu di dalam perusahaan dituntut untuk menguasai keterampilan berbahasa Inggris secara mumpuni agar dapat memahami bahkan memimpin jalannya sebuah rapat agar aktivitas bisnis dapat berjalan sesuai ekspektasi.

Kerap kali sebuah rapat mengharuskan penggunaan bahasa Inggris sebagai bahasa pengantarnya.

Oleh karena itu, tidak jarang persiapan harus dilakukan dari beberapa hari bahkan minggu sebelumnya agar mendapatkan hasil akhir maksimal.

Impromptu speaking adalah sesuatu yang dilakukan tanpa persiapan atau dijadwalkan atau dilatih. Namun, impromptu speaking ini tidak harus selalu tanpa persiapan, kadang diberikan waktu tetapi sangat sedikit.

Terdapat banyak contoh impromptu speaking. Ketika sedang berada di kantor tiba-tiba ada tamu yang datang kepadamu dan bertanya lokasi suatu tempat. Hal itu tentu harus dijawab secara tiba-tiba.

Atau bisa juga seperti di acara sosial layaknya gathering formal dan informal, pernikahan, hingga acara ulang tahun. Juga, business meetings atau rapat bisnis.

Hal inilah yang dibahas pada webinar English Day persembahan The British Institute (TBI) x Kompas.com dengan tema “Impromptu Speaking in Business Meetings”.

Menghadapi situasi ketika seseorang meminta kamu untuk melakukan rapat mendadak tanpa persiapan tentu sangat menantang.

Oleh karena itu, sebelum rapat kamu harus mengetahui banyak informasi yang dibutuhkan, terutama pertanyaan 5W yakni Why, What, Who, When, dan Where.

• Why - Alasan dibalik rapat ini dilakukan.
• What - Agenda rapat pasti banyak poin-poin seperti apa yang harus dicapai.
• Who - Penting mengetahui siapa audiens yang akan datang di rapat. Jika tidak saling kenal, kamu dapat meminta audiens untuk saling berkenalan. Tidak perlu dilakukan jika audiens rapat sudah saling mengenal.
• When - Keterangan waktu mengenai rapat dilaksanakan.
• Where - Tempat rapat dilaksanakan.

Bagaimana cara memulai rapat?

Pada awal rapat kamu harus mengingat untuk menyambut, memperkenalkan diri serta audiens, dan jangan sampai lupa menjelaskan agenda rapat ketika memulainya.

1. Memperkenalkan diri sendiri

Frasa yang bisa membantumu seperti:

• Good morning/afternoon
• I’d like to welcome everyone coming today
• I’ll keep this meeting as brief as possible.

2. Meminta partisipan rapat untuk memperkenalkan diri.

Hal ini dapat dilakukan jika dibutuhkan. Terutama ketika rapat antar divisi agar dapat mengetahui bagaimana menyapa partisipan lainnya.

Frasa yang bisa membantumu seperti:

• Let’s go around the table and introduce ourselves. (Name), do you want to start?
• Let’s introduce ourselves quickly. Please state your name, job title, and why you are here.

3. Menjelaskan susunan agenda dengan jelas

Penting untuk menjelaskan susunan agenda beserta dengan tujuan yang ingin dicapai.

Hal ini dilakukan supaya semua partisipan mengingat apa yang harus dicapai pada rapat.

Frasa yang bisa membantumu seperti:

• We’re here today to discuss…
• There are (number) items on the agenda. First,...

4. Menjelaskan hal-hal dari rapat sebelumnya jika dibutuhkan karena disesuaikan dengan apa yang dibicarakan pada rapat.

Bagaimana memimpin agenda?

Ini adalah bagian tengah dan paling penting dalam suatu rapat. Ingatlah, peran kamu di sini ialah sebagai moderator. Dengan demikian, perhatikanlah hal berikut ini:

1. Tanyakan opini atau ide dari peserta

Ide datang dari audiens, bukan moderator. Jadi, pastikan semua partisipan berpartisipasi dalam rapat.

Frasa yang bisa membantumu seperti:

2. Pastikan rapat sesuai jalur agenda

Jika terlalu banyak ide, seorang moderator juga harus mengetahui kapan menginterupsi supaya diskusi tidak terlalu berlarut-larut atau melenceng.

Frasa yang bisa membantumu seperti:

• Sorry to interrupt you but…
• Could I come in here?
• Can I just say something about that?
• Hold on, please.
• We’ll come back to you in a moment
• Just a second, please. I promise we’ll come right back to you.

3. Pastikan rapat tetap fokus pada jalur

Jaga rapat supaya fokus pada agenda yang telah direncanakan.

Frasa yang bisa membantumu seperti:

• If nobody has anything else to share, let’s move on to…
• I think that covers it. Now we can go to our next topic.
• Let’s move on to our next topic.

4. Arahkan rapat ke depan

Jangan sampai topik pembicaraan rapat jadi menyeleweng dari agenda yang telah direncanakan.

Frasa yang bisa membantumu seperti:

Bagaimana cara mengakhirinya?

Pada bagian akhir, ingatlah untuk memberikan kesimpulan dan mengonfirmasi ulang apa yang akan dilakukan setelah rapat sebelum berpisah. Kamu dapat memerhatikan hal-hal berikut ini:

1. Menyimpulkan poin-poin utama

Frasa yang bisa membantumu:

• Let’s finish here.
• I think that’s everything.
• I think that brings us to an end.

2. Mengonfirmasi keputusan dan aksi

Kamu bisa menyebutkan hal-hal di bawah ini:

• To conclude, we’ve decided on…
• We’ve decided to…
• (Name), you will...

3. Berterima kasih kepada semuanya dan berpamitan

Kamu bisa menggunakan kata-kata ini:

• I would like to thank everyone for coming today
• Thank you for your hard work. I think we’ve come up with a lot of good ideas.
• I look forward to seeing you again soon.

Demikian segala hal yang dapat kamu coba untuk lakukan ketika diminta untuk memimpin rapat dadakan berbahasa Inggris.