Tips Mengatur Rapat di Kantor, Fresh Graduate Simak

KOMPAS.com - Setiap harinya manusia kerap berhadapan dengan kondisi yang tidak terduga. Bahkan di tempat kerja sekalipun, situasi yang membuat seseorang tidak memiliki pilihan lain selain melakukannya juga dialami.

Rapat bisnis menjadi salah satu komponen cukup penting dalam mencapai sebuah tujuan perusahaan.

Baca juga: 40 Singkatan Bahasa Inggris Kekinian, Kamu Perlu Tahu

Tidak jarang setiap individu di dalam perusahaan dituntut untuk menguasai keterampilan berbahasa Inggris secara mumpuni agar dapat memahami bahkan memimpin jalannya sebuah rapat agar aktivitas bisnis dapat berjalan sesuai ekspektasi.

Kerap kali sebuah rapat mengharuskan penggunaan bahasa Inggris sebagai bahasa pengantarnya.

Oleh karena itu, tidak jarang persiapan harus dilakukan dari beberapa hari bahkan minggu sebelumnya agar mendapatkan hasil akhir maksimal.

Impromptu speaking adalah sesuatu yang dilakukan tanpa persiapan atau dijadwalkan atau dilatih. Namun, impromptu speaking ini tidak harus selalu tanpa persiapan, kadang diberikan waktu tetapi sangat sedikit.

Baca juga: Sulit Cari Kerja? HR Specialist: Tingkatkan Kemampuan Bahasa Inggris

Terdapat banyak contoh impromptu speaking. Ketika sedang berada di kantor tiba-tiba ada tamu yang datang kepadamu dan bertanya lokasi suatu tempat. Hal itu tentu harus dijawab secara tiba-tiba.

Atau bisa juga seperti di acara sosial layaknya gathering formal dan informal, pernikahan, hingga acara ulang tahun. Juga, business meetings atau rapat bisnis.

Hal inilah yang dibahas pada webinar English Day persembahan The British Institute (TBI) x Kompas.com dengan tema “Impromptu Speaking in Business Meetings”.

Menghadapi situasi ketika seseorang meminta kamu untuk melakukan rapat mendadak tanpa persiapan tentu sangat menantang.

Oleh karena itu, sebelum rapat kamu harus mengetahui banyak informasi yang dibutuhkan, terutama pertanyaan 5W yakni Why, What, Who, When, dan Where.

• Why - Alasan dibalik rapat ini dilakukan.
• What - Agenda rapat pasti banyak poin-poin seperti apa yang harus dicapai.
• Who - Penting mengetahui siapa audiens yang akan datang di rapat. Jika tidak saling kenal, kamu dapat meminta audiens untuk saling berkenalan. Tidak perlu dilakukan jika audiens rapat sudah saling mengenal.
• When - Keterangan waktu mengenai rapat dilaksanakan.
• Where - Tempat rapat dilaksanakan.

Bagaimana cara memulai rapat?

Pada awal rapat kamu harus mengingat untuk menyambut, memperkenalkan diri serta audiens, dan jangan sampai lupa menjelaskan agenda rapat ketika memulainya.

Baca juga: Mahasiswa PNL Magang di Inggris, Kunjungi 7 Perusahaan Ternama

1. Memperkenalkan diri sendiri

Frasa yang bisa membantumu seperti:

• Good morning/afternoon
• I’d like to welcome everyone coming today
• I’ll keep this meeting as brief as possible.

2. Meminta partisipan rapat untuk memperkenalkan diri.