7 Etika dan Cara Menulis “E-mail” antara Mahasiswa dan Dosen di Jerman

Namun di Jerman, ketika Anda menyampaikan kalimat pembuka kepada dosen atau profesor, tulislah: “Sehr geehster Herr Professor X” atau “Sehr geehrte Frau Professorin Y”.

Perhatian terhadap gelar seseorang merupakan masalah personal. Beberapa orang tidak memikirkannya, tetapi ada juga orang yang bisa tersinggung jika orang lain tidak memperhatikan gelarnya dalam penulisan di bagian awal e-mail.

Baca juga: Sastia Prama Putri dan Perjuangan Perempuan Peneliti Diaspora Kelas Dunia

Anda bisa menulis dalam bahasa Inggris: “Dear Peter Jones” (nama pertama + nama keluarga). Ini kurang menghormati dan sering dijumpai saat seseorang menulis e-mail kepada orang asing dalam bahasa Inggris kontemporer.

Gunakan hanya nama pertama dari dosen jika Anda dan dosen sudah saling setuju tentang hal ini.

Jika Anda ingin lebih aman, cukup tuliskan “Dear Dr Jones” atau “Dear Prof Smith”, sehingga yang bersangkutan tidak tersinggung.

3. Membuat isi e-mail yang baik

Untuk mengilustrasikan penulisan e-mail yang dikirim ke dosen, berikut ini contohnya:
Kalilmat pembuka: Jangan gunakan “herewith”. Ini adalah terjemahan harfiah dari “hiermit”, tapi terasa kuno dalam bahasa Inggris dan terdengar kaku atau formal. Sama halnya dengan “hereby”.

Menggunakan tata bahasa yang sesuai: Jangan gunakan Simple Present Tense karena dalam bahasa Inggris itu artinya kegiatan yang berulang, misalnya “I send you my presentation”. Artinya, Anda melakukannya berulang kembali.

Gunakan kata sisipan penting dalam bahasa Inggris, yaitu “Please”. Misalnya: “Attached please find our presentation for Tuesday”.

Kalau Anda mau, bisa mengunakan Present Continues Tense di e-mail, dengan menulis “I am sending you our presentation for tomorrow as an attachment.”

Jika mengacu pada waktu yang akan datang, gunakan tenses ini dalam bahasa Inggris, misalnya ”I will bring along the copies to class tomorrow.”

Mengharapkan balasan: Sampaikan secara tidak langsung dan sesuaikan kondisinya. Sebagai contoh: “Perhaps you may let me know if the presentation is acceptable”, “Could you please drop me a line when you get a chance”.

Ini mungkin terasa muluk-muluk dalam bahasa Jerman, tapi merupakan suatu hal yang normal dalam korespondensi bahasa Inggris.

4. Berikan salam penutup dengan benar

Ketika menanyakan sesuatu melalui e-mail, harap sertakan informasi secukupnya. Contohnya, jangan hanya hanya menuliskan “in your course”, “the essay I am writing”, karena dosen Anda memiliki ratusan mahasiswa dan membutuhkan informasi yang spesifik.

Jadi tuliskan nama mata kuliah dalam pertanyaan Anda, kuliah di semester berapa, dan modul yang Anda gunakan dalam nenulis esai. Cara ini akan membuat Anda mendapatkan jawaban segera.

Baca juga: Ilmuwan Diaspora: Kebijakan Negara Harus Berbasis Bukti Data

Berikut ini adalah beberapa penulisan di bagian akhir e-mail dalam bahasa inggris. Cara paling mudah yaitu dengan menulis “Best regards” atau “Best wishes”. Penulisan “Yours truly” terasa kaku dibanding pilihan kata-kata lain, misalnya “Yours sincerely, Yours faithfully”.