7 Etika dan Cara Menulis “E-mail” antara Mahasiswa dan Dosen di Jerman

5. Tuliskan identitas diri dengan jelas

Cara paling mudah yaitu dengan menuliskan nama pertama dan nama keluarga, misalnya “Petra Schmidt”. Jika Anda merasa mengenal baik dosen Anda, cukup tuliskan nama pertama, itu tergantung situasi. Pada dasarnya apa pun yang menurut Anda baik.

Anda bisa mendapatkan jawaban bahwa dosen akan menggunakan nama pertama Anda, misalnya “Dear Petra”. Ini bukan sesuatu yang tidak menghormati privasi, melainkan suatu simbol keakraban.

Ada beberapa dosen yang menggunakan nama pertama dan nama keluarga, misalnya “Dear Petra Schmitz”, sehingga terasa lebih netral.

Pastikan Anda menyertakan nomor mahasiswa (dalam bahasa Jerman disebut Matrikelnummer) dan nama mata kuliah dalam setiap e-mail, misalnya Lehramt-BA, Zweifach BA, Kuiturwirt.

Informasi ini sangat penting untuk nantinya disampaikan ke sekretariat ujian dan bagian administrasi umum. Anda bisa menuliskannya di bagian akhir setiap e-mail yang ditulis.

6. Tuliskan topik yang jelas dan lampiran

Demi alasan keamanan dan memastikan bahwa e-mail Anda sampai kepada orang sesuai alamat e-mail yang dituju, maka tuliskan alamat e-mail kampus tempat Anda kuliah, misalnya: h.wasisto@tu-braunschweig.de.

Tuliskan topik atau judul di e-mail secara spesifik (dalam bahasa Jerman: Betreff). Beberapa spam filter akan memblokir e-mail yang tidak disertai topik.

Jangan hanya menulis “Meeting” atau “Report” sebagai judul e-mail Anda. Buatlah judul secara lebih spesifik, misalnya “Second Report for Integrated Circuits Lectture by Tony Stark”.

Jika Anda menyertakan lampiran, tuliskan nama file lampiran itu sebagai keterangan, misalnya: “Integrated_Circuit_Solutions_(Scholz).ppt”, bukan “mein-referat.ppt” atau “my-essay.doc”.

7. Pahami kesibukan dosen Anda

Seorang dosen menerima begitu banyak e-mail, tidak hanya dari mahasiswa. Jangan berharap dosen akan membalas e-mail Anda dalam waktu singkat atau hanya dalam hitungan menit.

Waktu yang lumrah dan masuk akal untuk memberi jawaban melalui e-mail biasanya selama dua atau tiga hari kerja dalam masa kuliah, sedangkan jika di luar masa kuliah bisa lima sampai tujuh hari.

Jika Anda belum mendapat balasan dalam hitungan hari tersebut, coba kirimkan e-mail kembali.

Mungkin saja dosen Anda tidak memperhatikan atau melewatkan e-mail yang sudah Anda kirimkan. Penyebab lain, bisa jadi juga karena e-mail itu diblok oleh spam filter, seperti yang telah dijelaskan sebelumnya.