7 Etika dan Cara Menulis “E-mail” antara Mahasiswa dan Dosen di Jerman

KOMPAS.com – Saat ini e-mail menjadi sarana komunikasi antara mahasiswa dan dosen atau profesornya yang sering digunakan. e-mail menjadi alternatif interaksi selain tatap muka sehari-hari di kelas atau dalam jam kuliah.

Korespondensi e-mail antara mahasiswa dan dosen menjadi hal lumrah di Jerman. Meskipun ruang kelas mahasiswa dekat dengan kantor dosen, sering kali komunikasi dilakukan lewat e-mail.

Hal itu diungkapkan Dr Ing Hutomo Suryo Wasisto, dosen dan peneliti Indonesia yang telah berpengalaman sekitar sembilan tahun bekerja di Technische Universitat Braunschweig, Jerman.

Kebiasaan di Jerman ini sedikit berbeda berbeda dari beberapa negara lain di mana mahasiswa kerap menggunakan media sosial, misal WhatsApp untuk melakukan komunikasi, bahkan untuk mengirim dokumen penting.

Namun, cara itu tidak berlaku di Jerman. Sebaliknya, segala sesuatu harus ditulis dan didokumentasikan dalam e-mail.

“Kadang mahasiswa merasa bingung bagaimana mengirim e-mail, kenapa tidak dibalas? Memang kalau di Jerman walaupun kantornya sebelahan, tapi komunkasi lebih sering pakai e-mail,” ujar Ito, panggilan akrabnya, ketika dihubungi Kompas.com, Selasa (15/10/2019).

Sebagai dosen di Jerman, ia mencoba membagikan informasi mengenai cara agar mahasiswa bisa berkomunikasi ke dosen melalui e-mail dalam bahasa Jerman dan Inggris yang benar.

Baca juga: Ilmuwan Diaspora dan Menanti Lahirnya Habibie-Habibie Baru

Dengan begitu, mahasiswa bisa menghindari berbagai kesalahan penggunaan bahasa dan/atau ketidakpatutan tertentu.

Lewat akun media sosialnya, Ito memberikan tujuh panduan sebagai berikut:

1. Tuliskan kata pembuka dengan benar

Cara paling mudah untuk menyampaikan kata pembuka kepada seseorang adalah dengan menuliskan: “Dear X”. Bahasa Inggris tidak membedakan antara “Liebe(r)” dan “Sehr geehrte (r)”, seperti yang diatur dalam bahasa Jerman.

Jangan menulis “Hello X” (dalam bahasa Jerman ditulis “Hallo X”). Arti yang sama dalam bahasa Inggris yaitu “Hi”. Itu merupakan bahasa percakapan sehari-hari dan normal bagi sesama mahasiswa, tetapi tidak sopan jika dilakukan antara mahasiswa dan dosennya.

Anda harus menyebut nama pertama untuk menyampaikan “Hi” kepada seseorang.

2. Perhatikan nama gelar

Dalam konteks akademis, ada beberapa nama gelar, yaitu “Mr”, “Dr”, dan “Prof” (jangan menulis “Prof Dr”, ini tidak lazim dalam bahasa Inggris).

Menyebut orang bergelar doktor atau profesor sebagai “Herr X” dalam bahasa Jerman merupakan sesuatu yang normal, tetapi penulisan “Mr Z” hanya digunakan untuk orang tidak bergelar doktor ataupun profesor.

Dalam konteks pendidikan di Amerika, hal wajar menyebut profesor dengan menuliskan “doktor” atau “Dr”, maksudnya supaya sedikit informal.